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JXY-CONF电话会议系统简介

2003/05/15

一、概述：

　　对于大型机构而言，每年都定期召开各种类型的办公会议和临时会议。如果有分支机构分布在不同地区，要按传统的方式在某地召开集中式会议，势必伴随着基层人员的旅途奔波，这既会给企业带来较大的差旅费支出，同时也会增加大量的组织工作，造成人力资源的浪费，并将使会议的时效性大打折扣。

　　本公司结合国外先进技术，自主开发的"JXY-CONF交互式电话会议系统"，从企业管理层自身的需要出发，打破了传统会议在空间和时间上的局限性，有效地解决了总部与下层分支机构在会议过程中面临的各种问题；此系统实现了语音及控制两方面的交互：语音的交互是指会议主持人以及与会者不仅可以听到会议现场别人的发言，还可以自由地发表自己的见解；控制的交互性是指会议主持人具有对整个会议的控制权，有权加入新与会者或强行拆除某与会者，有权决 定是否对会场录音或合适录音等。和传统的集中式会议相比，交互式电话会议系统的出现无疑带来会议方式的一场革命性变化。首先，它打破了传统的集中式会议在空间上的局限性。无论您或您的下属是在办公室、出差在外或在家中休息甚至国外，只要使用电话、手机或传真机拨通总部电话，即可召开或参加会议，从而使会议的因故缺席现象大大减少；其次，它在召开会议的时效性方面具有传统会议无法比拟的优势。特别是对于一些突发事情需要召开紧急会议时，运用本系统能及时地集中群体的智慧针对实际情况 ，迅速作出正确的决策；第三是实现了会议记录的无纸化，传统的会议都须有专人负责会议记录，但对于一些重要的机密会议而言，记录人员记录的准确性和保密性难以保证，而本系统设置了自动语言记录功能，成功地解决了这一问题。

　　可见，交互式电话系统不仅仅是为企业节省了差旅费开支，更重要的是使会议的组织变得更加方便，更加及时，有效提高办公效率,从而提高企业在各种环境中的决策和经营管理能力。

二、系统功能

电话会议方面

1. 会议功能
　　系统最多可同时允许64个用户参加会议。

2．会议管理功能
　　会议数据管理功能：编辑、存贮会议电话成员，分配会议号码、许可密码等；

3.会议形式
　　每个会议参与者有两种会议方式：交互方式（即说/听方式），听众方式（只听方式）

4 会议发起功能
　　会议发起分两种方式，一是呼入方式，即会议参加人员作为主叫方，在会议约定的召开时间，拔打事先约定的电话号码，输入会议密码即可加入电话会议。二是呼出方式，即指由会议组织者通过电话会议系统呼叫与会人员参加会议的一种方式。会议组织者只需在电话会议系统中，录入参加会议人员的电话号码及相关的会议通知语音，系统会在指定时间自动拔打与会人员的电话，只要会议参加人员提机，按提示录入密码，即可参加本次电话会议。

5 会前放音：在会议未开始前, 主持人可播放音乐,网内用户收听等待会议开始。

6 会前点名：主持人可对会员进行会前点名操作。

7.群呼出功能
　　如果会议发起方式采用呼出方式, 在预先规定的时间内,系统根据电话号码列表，启动与会者按群呼、单呼完成呼叫。

8.监控功能
　　通过操作终端可对会议状态进行监视，监视各话路通话情况，必要时经主持人允许对会议进行干预。

11. 会议中断自动检测
　　当系统检测到线路中断时,应能够自动重新拨号.

12. 多方通话功能
　　基本配置为32路，需要扩充时应可以方便地往上累加.

13. 同步数字录音：
　　以主会场为主，把会议内容以文件的形式记录下来，可以录制任何发言人的内容并能回放，采用文件录音（光盘或硬盘做录音媒体），便于保存和归档；

14.发言申请
　　与会者的发言与否应由会议主持人决定并控制，与会的非发言方也可在会议进行期间在线提出申请，再由会议支持人决定是否同意其发言。

主会议室的布置
　　主会议室安装几个麦克风,调音台一台，扩音系统1套，会议系统1套.
主席单元具有优先发言权,对主会议室及远端的与会者可以实施全方面的控制.
无论是主会议室与会者的发言,还是远端与会者的发言,均需接入现有的扩音系统,要求音质清晰自然,无干扰、失真、串音等现象.

三、系统特点：

1． 安装简单方便，只须接入到企业内部的交换机或邮电提供的模拟、数字中继线上，接口类型可为模拟环路中继、数字中继（支持中国1号）
2． 采用微机管理，界面友好，会议资料管理更方便，同时提供各种会议报表数据
3． 单组会议成员可达64方，扩展性好，系统容量可自由扩展，
4． 提供智能语音引导，会议操作更方便
5． 支持来电显示身份识别功能，也支持密码识别身份。
6． 支持群呼通知用户，提供会议点名。
7． 会议方式（主席/普通成员/旁听成员）自由设置
8． 提供会议录音功能，方便对会议过程作记录管理
9． 音量自动控制及回声抑制、通话质量高
10．系统具有弹性扩充性能，将来可根据需要将语音查询系统、自动传真服务、短消息等集成于整个系统中，成为集语音服务、传真服务、会议服务服务于一身的综合服务系统

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