拓敏TraFax Server在昆山飞力国际货运公司的应用
2004/12/15
用户单位名称：昆山飞力国际货运有限公司
一、背景情况
昆山飞力国际货运有限公司是经国家对外经济贸易合作部、国家民航总局、交通部批准的国际货运代理一类企业，总部设在昆山，在上海设有分公司，在苏州设有办事处，提供海、空运进出口货物的国际货运代理及仓储、运输、报关、装卸、物流等全方位的一条龙服务，并已形成完善的物流体系及集团化规模。飞力集团对外（控股）投资了"昆山飞力集装箱运输有限公司"、"昆山飞力仓储服务有限公司"及"昆山华东公共型保税仓库服务有限公司"等公司。
飞力国际是昆山地区唯一拥有集装箱堆场/海关监管仓库/出口监管仓库/出口加工区物流仓库/华东公共型保税仓库的货运公司。飞力与物流业者及物流协助业者结盟，建立了全球更加坚强的网络关系。:拥有50位专业关务人员提供快速通关服务，报关量每月6500票货，通关业务量在江苏省名列前矛。
随着市场竞争的加剧，客户的个性化需求越来越高，企业的快速反应能力成为克敌制胜的关键。这就对管理提出了更高的要求，信息要更加及时和准确，管理控制更加到位，企业的全面信息化迫在眉睫。
伴随着每一次货物的流动过程有大量的信息流动，这些信息在整个运输过程中起着重要的作用。这些信息可以通过邮寄、传真、Email来传递，传真因为它的实时性和法律认可性而成为商务通信的首选工具。
公司与货主、机场（航空公司）、船务海运公司、代理公司…之间有大量的表格、合同、订单、装运清单、确认单、提货单、财务单据等等需要传真。
随着企业业务的不断增加和市场竞争的加剧，飞力国际在经营过程中暴露出如下的问题：
- 公司原来已经有十八台传真机，但是由于传真数量大，导致线路和传真机总是处于繁忙状态。不能与用户保证顺畅的联系，对于物流公司来说，就意味着失去了很多订单。公司的各个部门强烈要求增加传真机。
- 传真到达后通常要经过人工分发，业务员要想立刻拿到发给自己的传真，不得不站在传真机旁等待。如果业务员因事外出不能及时处理，就会造成传真丢失的现象。其造成的损失不可预料。
- 子文档必须先打印出来然后发送传真，如果对方占线只好等一段时间后再发送。因运输环节中的某个信息有所改变而需要通知货主或合作伙伴时，需要将同样内容的传真同时发送到多个地点，手工重复劳动，速度慢，工作量大，效率低。
- 量的传真文件给存档和查找带来了许多不便。
- 同时企业内部员工之间不能共享传真信息。
- 管理成本过高。由于手工操作，为了加强管理和保证传真的准确、及时处理，势必增加人员，引起管理成本增大。
- 维护耗时耗力。如果传真机不及时维修，经常会出现传真图像质量不高的现象。公司不得不派专人负责定时检修。
公司的管理层认识到，要降低成本，提高效率，上面的这些问题必须解决。飞力在2002年，经过多家考察，最终选择了同业界领先的传真软件供应商拓敏公司合作。通过拓敏公司的帮助和电信部门的协助及企业员工的共同努力，现已经正常运转。系统推动了企业的信息化进程，提升了企业的市场竞争力。
二、业务实施的过程
系统概述
TraFax Server是基于网络的客户端/服务器的企业传真系统，TraFax Server作为服务的提供者为网络的用户提供共享的传真功能。而客户端软件使您可以直接在自己的终端上发送传真，就象发送Email或文件打印一样简单。接收到的传真以自动分发的方式被转送到员工的传真信箱。它能处理大量迸发的传真任务，同时它能实现Email-to-Fax转发功能。
客户端通过网络访问传真服务器，安装了传真板卡的传真服务器负责传真的发送与接收。传真板卡直接与电话(传真)线相连。客户端的传真任务被发送到传真服务器上，传真服务器将传真自动排队，通过传真板卡发送出去。同样，所有的传真被接收到传真服务器上，然后，通过自动分发的方式被客户端接收。
传真服务器依赖于传真板卡提供的传真服务；传真客户端与传真服务器及传真信使直接进行交互式通讯。传真服务器负责传真收发、信息保存、分类管理及任务调度等事务；传真信使负责向客户端发送实时信息，随时向用户报告收发传真的情况。文档转换与打印输出负责把用户要发送的文本文档转化成传真用的TIFF文件格式，并把接收到的传真输出到指定的网络打印机上。
系统配置
针对飞力传真量大，系统可靠性要求高，传真服务器选用了研华工控计算机，NMS AG-E1数字接口传真板卡作为强大的硬件支持；WIN2000Server操作系统和SQL Server数据库运行稳定，强壮可靠，传真服务器软件TraFax Server advanced 功能强大，满足企业级的通信需求。
系统优势
系统采用AG-E1传真板卡与电信公共电话交换网连接，E1数字接口接续速度快， 通信质量高、可准确识别主被叫号码。系统提供了30个传真通道可同时收发传真。30个通道拥有一个传真号码，避免了传真占线的情况。
Email to Fax Gateway将传真服务器与Internet邮件服务器相结合，实现传真/Email的转发。
给每个员工分配一个传真信箱号码，当传真电话进入系统后自动播放语音提示"请输入传真信箱号码"，系统将识别DTMF信号后将传真自动分配到指定的传真信箱中。只有信箱主人才能收到这份传真，增强了传真的保密性。相当于每个员工都有一台传真机。
在自己的电脑上直接发送传真文档，并可设置定时发送，可选择通信费用优惠的时间段发送传真。同样的传真发给不同的地点，从地址簿中选择组信息实现传真的群发功能。当对方是人工接听时系统自动播放语音请求接收传真，提高了传真的成功率。在传真发送失败时，系统自动重发。系统支持IP传真，节省传真通信费用。
拓敏传真服务器界面中英文自适应、与Outlook相近的菜单布置。这些设计让用户很容易上手使用。通过域内的用户相互发送和转发传真文件，增强了企业内部的信息交流。
传真浏览器为用户提供了一个查看和编辑传真文件的工具。
传真地址簿用于管理客户信息。系统提供了常用地址簿数据库的导入/导出功能。
系统将接收和发送的传真保存在不同的文件夹中，用户可以按多种方式快速查找传真文件。
服务器端管理功能强大，包括：系统设置、用户管理、系统监控、传真日志、传真计费等等。
目前，很多的物流公司都在实施或计划实施ERP项目。拓敏服务器提供的COM组件开发接口（COM API），就能够很方便地使传真服务器嵌入到整个ERP系统中，实现真正的统一管理。
三、效果与反馈
简化工作环节，节省成本，提高工作效率。电子文档直接传真，不需浪费时间等候。可节省大量的资源、人力、时 间，省下大笔费用。接收传真时传真直达收件人，减少多余的环节，缩短信息传递时间，使传真尽快得到处理。
集中传真资源，节省费用如果选用传统的传真机，按每台五、六千元左右的价位，同时购置多台，对于公司来说也是一个不小的开支。而拓敏传真服务器只用一台服务器就取代了几十台昂贵的传真机，在最初购置成本上有很大的节约。
由于物流行业对传真有很大的依赖性，每台传真机的维护成本也居高不下，而采用拓敏传真服务器就可以节省维护费用。
采用数字传真卡，一个E1接口可以同时接通30路传真，这样可以方便实现多个传真通道共用一个号码。用户只需要记住少数几个号码就可以随时与公司联系。这一点对于物流公司也很重要。传真资源共享，30个传真通道系统智能分配，提高系统的利用率，保证信息传递更加畅通。域内用户传真文件的相互传递，提高了工作效率。
全方位的传真服务 TraFax Server 传真服务器Email-to-Fax网关使用户的办公室成为移办公室，不论用户在家里、 在旅途中都可以收发传真。
节省通信成本，提高企业竞争力。利用通信费用优惠的时间段发送传真或利用IP网关，通过Internet发送传真，大幅度降低传真费用。
传真文件统一管理，飞力的所有传真文件都保存在传真服务器里，电子文挡查找方便。
总之，飞力使用系统后，彻底改变了传真独立而分散的状况，公司与货主、合作伙伴及公司内部各部门之间的沟通顺畅起来；企业的工作效率得到了显著的提高，推动了飞力的全面信息化进程。
美迪格威公司供稿 CTI论坛编辑
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